#JUITips nº 1: Trabalho remoto e seus desafios

O post de hoje inaugura uma seção do blog que abordará pequenas pílulas de conhecimento e dicas de produtividade, a JUITips.

Nosso propósito é compartilhar experiências positivas, passar adiante melhores práticas e permitir que operadores do direito otimizem ao máximo seu trabalho.

Otimização é uma coisa com a qual nos preocupamos muito.

Hoje abordamos um tema que ganhou destaque nos últimos dias por conta da pandemia do COVID-19...

Trabalho remoto

Do dia pra noite todos nós nos vimos obrigados a trabalhar de casa, prática que é radicalmente diferente de se trabalhar em um escritório.

Há discussões sobre níveis de produtividade, as quais abordam prós e contras da nova rotina de trabalho, mas com adaptações é possível ser tão produtivo, se não mais, do que trabalhando fisicamente em um escritório.

Para nós, da JUIT, trabalho remoto é algo bastante comum. Iniciamos nossas atividades com a filosofia "running lean", pela qual cortamos ou reduzimos partes não essenciais do negócio para economizar dinheiro e tempo. Isso nos levou a começar a operação com o time todo trabalhando remotamente em tempo integral - 4 pessoas conectadas num terminal e digitando código o dia inteiro não justificava o pagamento de aluguel por um espaço. Na época, nós nos reuníamos presencialmente uma ou duas vezes por mês, e isso era suficiente.

No quinto mês das nossas atividades, sentimos a necessidade de estar fisicamente juntos, então fomos para um coworking. E agora, após mais de um ano trabalhando no mesmo local, retornamos às origens: trabalho remoto em tempo integral.

Executores e Gestores

Antes das dicas e sugestões de ferramentas, é importante ressaltar que existem dois perfis de profissionais: executores e gestores. A forma como trabalham é bastante distinta.

Para entender melhor o dia-a-dia de cada um deles, sugiro a leitura do artigo "Maker's Schedule, Manager's Schedule" de Paul Graham, da Y Combinator – escrito há mais de 10 anos, nunca foi tão atual.

A ideia central de Graham é que executores trabalham com grandes blocos de tempo baseados em períodos do dia (manhã, tarde e eventualmente noite). Gestores, por sua vez, concatenam compromissos em sequência, em blocos de tempo baseados em hora e são guiados primordialmente pela sua agenda.

Ao passo que o executor pensa "preciso de dois dias e meio para entregar este trabalho", na cabeça do gestor o pensamento é "como vou me programar para as próximas nove horas de reuniões entre hoje e amanhã?" .

Em suma:

Enquanto uma simples reunião é uma cerimônia rotineira para gestores, ela é uma enorme destruidora de produtividade para executores, pois interrompe abruptamente seu bloco de tempo de concentração/dedicação à execução. Essas quebras causam falta de concentração e interrompem ciclos de produtividade, prejudicando as entregas que precisam ser feitas em prazos previamente combinados.

Este é o motivo primordial pelo qual a maior parte dos colaboradores executores acreditam que o trabalho remoto funciona, mas os gestores não. O trabalho remoto permite ao executor trabalhar de forma muito mais eficiente.

Se você é executor, peça para seu gestor ler o artigo do Paul Graham. Se você é gestor, ouça quem está com a mão na massa e entenda que, de fato, é bom para eles ficar debruçado apenas sobre uma tarefa por vez. Procure marcar reuniões em apenas um dia da semana.

PRÓS E CONTRAS DO HOME OFFICE

Existem vantagens e desvantagens em ambas as formas de trabalhar. Enquanto estar no mesmo local acelera a integração do time (gerando resultados positivos), o trabalho remoto permite, via de regra, uma execução muito mais focada e, consequentemente, eficiente. Abaixo listamos algumas vantagens e desvantagens do home office em tempo integral.

✔️ Economia de dinheiro
✔️ Economia de tempo
✔️ Flexibilidade de horário
✔️ Mais tempo para execução
✔️ Evitam-se distrações desnecessárias, comuns em ambientes compartilhados

❌ Menor interação entre membros do time
❌ Flexibilidade de horário (mais dificuldade em "desligar" do trabalho, pois os ambientes se confudem e isso não é bom para a saúde mental das pessoas)
❌ Ambiente pode não ser o ideal para trabalhar (falta de silêncio ou de equipamento adequado)
❌ Gestores sentem falta de controle (essa sensação assusta no início, mas é temporária; dica: meça sempre a produtividade do time por entrega, e não pelo tempo trabalhado)

FERRAMENTAS

Há soluções para as mais diversas necessidades, desde simples calls que nem necessitam de vídeo (ou seja, um telefone resolveira) até soluções com dezenas de pessoas usando hardware específico e comprados a parte. Aqui listamos nossas recomendações para cada situação.

O que usar

• Reuniões internas de rotina: dê preferência para soluções fornecidas pela sua aplicação de comunicação principal (Teams, Meet ou Slack). Elas já integram com agenda e lista de contatos de contatos da empresa, fornecem log com registro de quando e entre quem as conversas foram realizadas e permitem o envio de convites via e-mail, bloqueando horários já comprometidos e evitando duplicidade de eventos.
• Reuniões externas: neste cenário o Teams e o Meet continuam dando conta, fornecendo números de telefone do Brasil para quem só consegue participar por telefone e não exigindo instalações adicionais. O alto número de usuários permite fazer reuniões maiores. Além deles, o Zoom pode atender bem a demanda, por contar com recursos adicionais além do que as outras soluções oferecem. Já o Slack, nessa hora, não atende mais.
• Alta dependência de trabalho remoto, com agentes internos e externos e número variado de participantes: neste cenário o Zoom é o mais indicado. Alguns dos recursos que fazem o investimento valer a pena são: URL fixa por colaborador (cada um tem a sua "sala virtual" para receber convidados), sala de espera (para não misturar pessoas de reuniões diferentes no mesmo link), controle remoto da tela de quem está apresentando, apresentação de telas de duas ou mais pessoas simultaneamente, gravação das reuniões com conteúdo em nuvem (áudio em arquivo separado), agenda própria (que integra com Outlook ou Google Calendar), exportar os chats para manter histórico, dentre outros. Na JUIT, durante um bom tempo, contratamos UMA conta profissional de US$ 14,90 que atendia diversas demandas e nunca nos deixava na mão. A única desvantagem dele é a necessidade de instalação (mesmo sendo um arquivo leve e de instalação super rápida).

O que não usar

• Skype: se você sentiu falta do Skype entre nossas recomendações, saiba que pioneiro em videoconferencia apresenta uma qualidade tão questionável que a própria Microsoft está investindo mais nas ligações do Teams do que na continuidade do Skype. Que atire a primeira pedra quem nunca perdeu metade de uma reunião só tentando conectar ou tendo problemas com microfone e câmera. A compressão de vídeo do Skype é ruim e a conexão instável, de forma que recomendamos migrar para a solução do Microsoft Teams se sua empresa/escritório utiliza o Office.
• Ligações pelo WhatsApp/Telegram: apps de mensageria como estes não deveriam, em nossa opinião, ser utilizados em ambiente corporativo, simplesmente pelo fato de que não integram com nenhuma outra ferramenta do trabalho. As ligações geralmente são feitas do número pessoal do colaborador, a qualidade das ligações deixa a desejar e, por não integrar com calendário ou outras ferramentas, criam-se silos de informação.
• Whereby: equivale às ligações via WhatsApp e Telegram, mas com vídeo. Não mantém log por colaborador, não integra com seu calendário no plano free e tem limite de quatro pessoas, as quais dificilmente colocam os próprios nomes (resultado: diversos "guests" conversando com outros "guests" e procurando outra ferramenta pra usar quando um quinto membro tenta entrar na sala e não consegue); não recomendamos para ambiente corporativo, apenas para uso pessoal.

RESUMO

Lições aprendidas

Após algunas meses trabalhando remotamente, deixamos aqui algumas lições que aprendemos, para que vocês não repitam os mesmos erros que nós.

• Não compre mais software do que o necesário, mas não compre menos: ainda que existam soluções gratuitas, pagar por videoconferência vale a pena. Reuniões são conduzidas com mais fluidez e sem atrasos, respeitando o cronograma e agenda de todos, além de você demonstrar mais profissionalismo. Teams, Meet e Zoom são todas soluções pagas (alguns com versões gratuitas), mas que já estão inclusas na assinatura que sua empresa/escritório faz de soluções como Office 365 ou GSuite.
• Mantenha rituais matinais: rotinas diminuem a carga de trabalho do nosso cérebro porque ele funciona em piloto automático e não precisa pensar, permitindo focar no que é mais importante e te colocando no estado mental necessário para realizar o trabalho com proficiência.
• Home office exige disciplina: leve seu trabalho tão a sério como no escritório. Vista-se de forma apropriada para trabalhar e busque eviter pausas que você não faria se estivesse no escritório.
• "Abra a câmera": em tempos de coronavírus e distanciamento social obrigatório, toda interação humana é importante. Mostre às outras pessoas que você está, de fato, na reunião. Pratique atenção plena e ouça o que as outras pessoas estão falando, assim todos ficam na mesma página e o tempo de todos é mais bem aproveitado.

Como dito anteriormente, há muita discussão sobre a eficiência do trabalho remoto, mas praticá-lo com habitualidade leva à índices de produtividade, geralmente, maiores do que times trabalhando no mesmo local.

Esperamos ter auxiliado de alguma forma numa fase tão difícil como a que estamos vivendo.

Bom trabalho e não se esqueça: fique em casa!